by,
Kinara, Revina, Hanna, Lorraine, Reyna, Theresia
Pendahuluan
Salah satu tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan infromasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Efesiensi dapat bergantung pada aliran informasi, tetapi ini bukan pertimbangan satu-satunya. Teknologi baru menimbulkan pertanyaan mengenai bagaimana mempengaruhi aliran informasi. Inilah yang akan di bahas dalam bab ini.
A. Sifat Aliran Informasi
Informasi tidak mengalir secara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri tidak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya.
Konsep proses mengisyaratkan bahwa peristiwa-peristiwa dan hubungan-hubungan bergerak dan berubah secara berkesinambungan, bahwa peristiwa dan hubungan adalah dinamik. Suatu hubungan atau peristiwa dinamik melibatkan energi dan tindakan.
Guetzkow (1966) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dalam 3 cara, yaitu: serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara ini. Kita akan membahas cara-cara penyebaran informasi tersebut.
1. Penyebaran Pesan Secara Serentak
Seringkali pesan-pesan (disebut memo atau memorandum) dikirimkan kepada sejumlah orang dalam sebuah organisasi. Kadang-kadang, misalnya pada pertemuan dosen semua fakultas, rector memberikan pesan kepada semua dosen sekaligus. Bila semua anggota departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, maka proses ini disebut penyebaran proses secara serentak.
Bila pesan yang sama harus tiba dibeberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama, harus dibuat rencana untuk menggunakan strategi atau teknik penyebaran pesan secara serentak. Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana.
2. Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwa “penyampaian pesan secara berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi”. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, dimana pesan disampaikan dari si A, kepada si B kepada si C, kepada si D dan seterusnya, dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke-1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
3. Penyebaran Pesan secara kombinasi
Merupakan gabungan dari cara penyebarab pesan secara serentak dan secara berurutan.
B. Pola Aliran Informasi
Katz dan Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara para anggota system tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa. Burgess (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa “pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi”. Ia juga menyatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan saran tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus.
Kita akan membandingkan 2 pola yang berlawanan (pola roda dan pola lingkaran) untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi yang dibatasi dalam organisasi. Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sejenis system pengulangan pesan.
C. Peranan Jaringan Kerja Komunikasi
Sebuah organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai jabatan. Ketika orang-orang dalam jabatan itu mulai berkomunikasi satu dengan yang lainnya, berkembanglah keteraturan dalam kontak dan “siapa berbicara kepada siapa”. Lokasi setiap individu dalam pola dan jaringan yang terjadi memberi peranan pada orang tersebut. Analisis jaringan telah mengungkapkan tujuh sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi.
1. Anggota Klik
Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit, separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Baird (1977) menganalisis pengaruh sikap orang pada pilihan media yang digunakan untuk melakukan kontak. Ia berpendapat bahwa mungkin kita lebih tertarik pada sebagian orang daripada kepada sebagian orang lainnya dan ia mengamati bahwa “dalam berkomunikasi dengan orang-orang yang kita sukai, biasanya kita menggunakan saluran media paling segera yang tersedia, misalnya tatap-muka. Konsep Baird mengenai “segera” berasal dari Mehrabian (1971) dan merujuk kepada situasi yang meliputi “suatu peningkatan dalam rangsangan sensori antara dua orang”. Jadi kontak tatap-muka adalah kotak yang paling segera, sedangkan surat dan media perantara kurang segera.
2. Penyendiri
Anggota klik adalah para individu yang lebih dari separuh kontak mereka adalah dengan anggota lain klik tersebut. Penyendiri adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lainnya. Konsep penyendiri ini relative dan harus didefinisikan bergantung pada isi pesan dan biasanya jaringan kerja didefinifsikan bergantung pada isi pesan.
3. Jembatan
Jembatan adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antarkelompok, juga yang menonjol dalam kontak dengan anggota lainnya. Farace dan rekan-rekannya (1977) memperkirakan bahwa penyimpangan pesan akan meningkat bila kontak dan hubungan di antar klik-klik terutama ditangani oleh jembatan.
4. Penghubung
Penghubung adalah orang yang mengkaitkan atau menghubungkan dua orang atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Peranan penghubung telah menjadi subjek penelitian jauh sebelum penelitian mengenai peranan-peranan lainnya karena disadari bahwa penghubung penting bagi berfungsinya suatu organisasi atau system social.
5. Penjaga Gawang
Dalam suatu jaringan komunikasi organisasi, penjaga gawang adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui system tersebut. Seorang penjaga gawang paling mudah dikenali dalam jaringan komunikasi berurutan, karena informasi dan pesan dapat dikendalikan hampir dalam setiap hubungan. Setiap penyampai pesan dalam suatu rantaian urutan dapat menjadi penjaga gawang.
6. Pemimpin Pendapat
Berlawanan dengan pemimpin resmi yang memiliki otoritas dalam organisasi berdasarkan jabatan yang mereka pegang. Pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua system social, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercayai orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
7. Kosmopolit
Manusia kosmopolit adalah orang-orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang-orang yang bebas dari gagasan, prasangka, atau kecintaan local, daerah, atau nasional. Seorang kosmopolit adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu diluar organisasi. Mereka memiliki kontak yang lebih kerap dengan sumber-sumber di luar organisasi dan bertindak sebagai saluran bagi gagasan-gagasan baru yang akan memasuki organisasi.
D. Arah Aliran Informasi
Dalam komunikasi organisasi, kita berbicara tentang beberapa arah aliran informasi. Diantaranya, komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi lintas saluran.
1. Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah.
Ada 5 jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan menurut Katz dan Kahn (1966):
• Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
• Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
• Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi
• Informasi mengenai kinerja pegawai
• Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
Manajemen adalah puncak hidup dalam dunia informasi. Manajemen puncak harus memiliki informasi dari semua unit dalam organisasi dan harus memperoleh informasi untuk semua unit. Pemilihan metode dan media dalam cara menyampaikan informasi mencakup tidak hanya pengeluaran sumber daya langsung moneter tetapi juga sumber daya psikis dan emosional.
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia).
Komunikasi ke atas dapat dikatakan penting karena beberapa alasan, diantaranya:
• Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya (Sharma, 1979).
• Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty and Machaver, 1952).
• Komunikasi ke atas memungkinkan (bahkan mendorong) omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976).
• Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty and Machaver,1952).
• Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty and Machaver, 1952).
• Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974).
Kebanyakan analisis dan penelitian dalam komunikasi ke atas menyatakan bahwa penyelia dan manajer harus menerima informasi dari bawahan mereka yang:
• Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan (pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu mendatang).
• Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan.
• Memberikan saran atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.
• Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama.
Ada beberapa tujuan komunikasi horizontal. Penelitian dan pengalaman menyatakan bahwa komunikasi horizontal muncul paling sedikit karena 6 alasan berikut:
• Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja
• Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
• Untuk memecahkan masalah
• Untuk memperoleh pemahaman bersama
• Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan
• Untuk menumbuhkan dukungan antarpesona
Metode Komunikasi Horizontal
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpesona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan social dam lingkaran kualitas.
Hambatan-hambatan pada komunikasi horizontal banyak persamaannya dengan hambatan yang mempengaruhi komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah. Ketiadaan kepercayaan diantara rekan-rekan kerja, perhatian yang tinggi pada mobilitas ke atas, dan persaingan dalam sumber daya dapat mengganggu komunikasi pegawai (yang sama tingkatnya dalam organisasi) dengan sesamanya.
4. Komunikasi Lintas-Saluran
Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Misalnya, bagian-bagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan memberi nasihat kepada manajer mengenai pekerjaan pegawai di semua bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. Mereka tidak memiliki otoritas untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka. Namun, mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi.
Spesialis staf (staff specialist) biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
• Fayol (1916 – 1940) menunjukan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran. Komuniksi lintas saluran dapat menghemat waktu dan menyimpan sumber daya dengan berkomunikasi langsung kepada pegawai Y (melalui jembatan).
Komunikasi horizontal dan komunikasi lintas-saluran mencakup hubungan lateral yang penting bagi komunikasi organisasi yang efektif. Dalam bagian ini, kita terutama menyoroti komunikasi posisional, yang meliputi aliran informasi antara orang-orang yang meduduki jabatan-jabatan dalam organisasi. Pegawai sering berkomunikasi dari posisi mereka. Namun sering pula anggota organisasi berkomunikasi dengan orang-orang lainnya tanpa mengindahkan posisi mereka. Ini menghasilkan satu jaringan komunikasi pribadi atau lebih.
E. Komunikasi Informal, Pribadi atau Selentingan
Bila pegawai berkomunikasi satu sama lainnya tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi, faktor-faktor yang mengarahkan aliran informasi lebih bersifat pribadi, menyebabkan arah aliran informasi menjadi kurang stabil. Karena informasi / personal ini muncul dari interaksi di antara orang-orang, informasi ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga.
Kemudian, jaringan inilah yang digolongkan sebagai selentingan. Dalam istilah komunikasi, menurut Stein (1967), selentingan digambarkan sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa”. Komunikasi informal cenderung mengandung laporan “rahasia” tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Paling tidak sumbernya terlihat “rahasia” meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.
F. Hubungan
Salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata adalah konsep hubungan (relationship). Bila sesuatu saling bergantung, ini berarti bahwa hal-hal tersebut saling mempengaruhi dan saling dipengaruhi satu sama lainnya. Pola dan sifat hubungan dalam organisasu dapat ditentukan oleh jabatan dan peranan yang ditetapkan bagi jabatan tersebut. Namun, individu-individu bertindak di luar struktur peranan, sehingga menciptakan jalinan komunikasi dan struktur. Struktur komunikasi yang muncul dapat berbeda, terbagi menjadi hubungan-hubungan yang akan kita bahas berikut.
1. Hubungan Antarpesona
Hubungan antar pesona adalah hubungan paling intim yang kita miliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi, antarteman, atau sesama sebaya.
Hubungan antarpesona memiliki pengaruh yang besar dan menembus kehidupan organisasi. Bila kondisi untuk hubungan antarpesona yang lebih baik hadir, kita cenderung menemukan respons-respons positif terhadap penyelia, sikap tanggap atas kebutuhan-kebutuhan pribadi dan organisasi, kepekaaan terhadap perasaan pegawai, dan kesediaan untuk berbagi informasi; semua ini adalah prasyarat untuk komunikasi ke atas dan ke bawah yang efektif. Lingkaran kualitas merupakan contoh cara pemanfaatan hubungan antarpesona yang disempurnakan untuk memperlancar peningkatan produktivitas, tetapi keberhasilan program itu bergantung pada suatu iklim organisasi yang pada umumnya amat sulit diperoleh.
2. Hubungan Posisional
Hubungan posisional ditentukan oleh struktur otoritas dan tugas-tugas fungsional anggota berdasarkan pada hubungan posisional disajikan dalam bab terdahulu dalam teori-teori klasik organisasi. Banyak teori organisasi menempatkan konsep hubungan posisional sebagai konsep pokok. Koontz and O’Donnell (1968) menyoroti hubungan ini dalam sebuah bab berjudul “Membuat Pengorganisasian Efektif”. Mereka mengemukakan lusinan kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien individu dalam organisasi. Mereka juga menyebutkan “kegagalan untuk menjernihkan hubungan” sebagai kesalahan kedua dalam pengorganisasian. Mereka menerangkan bahwa kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisiensian, dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian. Agar fungsi organisasi efektif dan efisien, hubunganposisional mungkin merupakan hal yang paling penting dijelaskan dan dijernihkan.
Berikut kita akan membahas tentang hubungan yang ada didalam hubungan posisional
•Hubungan atasan-bawahan
Hubungan atasan bawahan adalah hubungan posisional yang paling umum dan mungkin paling untuk kerja organisasi secara efektif dan efisien. Dalam organsasi, jabatan-jabatan disusun dalam urutan hieraki, menciptakan serangkaian hubungan atasan-bawahan diseluruh organisasi. Kenyataannya,kecuali untuk jabatan paling tinggi dan paling bawah dalam organisasi, semua jabatan, dan orang-orang dalam jabatan tersebut, mempunyai suatu hubungan bawahan kepada beberapa jabatan dan hubungan atasan kepada jabatan-jabatan lainnya. Jadi keteraturan dan pola dalam komunikasi atasan-bawahan memiliki implikasi untuk hampir seluruh organisasi.
Konsep hubungan atasan-bawahan bersandar kuat pada perbedaan dalam otoritas, yang diterjemahkan menjadi perbedaan dalam status, hak, dan pengawasan. Seorang atasan dipandang (paling sedikit) memiliki status lebih tinggi, lebih banyak hak istimewa, dan wilayah pengawasan tertentu atas seorang bawahan. Seorang bawahan memiliki status lebih rendah, lebih sedikit hak istimewa, dan bergantung pada atasannya.
Menurut Krivonos (1976), Maier, Hoffman and Read (1963), Mellinger (1956), Pelz (1952), dan Read (1962), penelitian dalam komunikasi atasan-bawahan menunjukan bahwa bawahan cenderung mengatakan kepada atasan apa yang ingin didengar oleh atasan mereka menurut perkiraan mereka, dan memberi informasi kepada atasan yang menggambarkan kelebihan bawahan, atau paling sedikit, tidak mencerminkan kekurangan bawahan tersebut.
3. Hubungan Berurutan
Seperti kita lihat, orang-orang menjalin hubungan antarpesona dan posisional dalam organisasi. Selanjutnya mereka memiliki hubungan-hubungan berurutan (serial relationship). Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses, dalam proses ini orang di puncak hierarki mengirimkan pesan kepada orang kedua yang kemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga. Cara penyebaran informasi dari orang ke orang ini disebut berurutan. Menurut Pace (1976) Ada tiga orang yang terlibat, diantaranya, orang yang mengawali pesan, orang yang menyampaikan pesan, dan orang yang mengakhiri rangkaian ini. Sedangkan menurut Pace & Hengstrom (1977), tokoh kunci dalam system ini adalah pengulan pesan (relayor).
G. Pengulang pesan
Ada beberapa fungsi yang dimiliki dari pengulangan pesan. Alfred G. Smith (1973) menyatakan bahwa sebagian komunikator adalah pengirim, sebagian lagi adalah penerima, dan sebagian lainnya ada di antara keduanya. Orang-orang yang ada di tengah ini adalah kurier; mereka adalah “pengulang pesan”. Menurut smith, pengulangan pesan adalah “tokoh yang amat lazim dalam proses-proses komunikasi”
A. G. Smith (1973) memperkenalkan 4 fungsi dasar yang dilakukan oleh seorang pengulang pesan. Kita akan membahas ciri-ciri setiap fungsi tersebut agar kita dapat memahami hubungan berurutan atau pengulang pesan berurutan dalam organisasi.
a. Menghubungkan
Seorang penyelia menghubungkan seorang pelaksana dengan seorang manajer. Meskipun tampaknya sederhana, penghubungan ini lebih rumit daripada kelihatannya. Proses penghubungan paling sedikit mempunyai 3 sifat yang mneyulitkan; proses ini menghubungkan atau memutuskan bagian-bagian system organisasi. Penyampaian menghubungkan 2 bagian yang bergerak dan independent. Kebanyakan professor misalnya, lebih dekat kepada buku-buku mereka daripada kepada mahasiswa mereka.
Menurut Smith, fungsi penghubung ini menciptakan suatu etika yang membuat pengulang pesan menghargai penyesuaian dan asimilasi sudut pandang di atas hal-hal lainnya. Karena seorang pengulang pesan harus berhadapan dengan kekuatan besar milik kedua belah pihak, salah satu tugasnya adalah mempertemukan kekuatan-kekuatan tersebut, menggabungkannya sehingga kekuatan keduanya dapat digunakan. Selain itu, seorang pengulang pesan harus tetap ditengah dan tidak condong kepada salah satu pihak.
b. Menyimpan
Fungsi pengulang pesan yang kedua adalah menyimpan. Bila seorang kepala bagian menerima pesan dari manajer untuk disampaikan kepada operator, ia harus menyimpan pesan itu. Penyimpanan menyempurnakan beberapa maksud lain, tidak hanya menyimpan pesan saja. Pengulangan pesan menyimpan pesan-pesan (untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan pengirim dan penerima) untuk menangani fluktuasi-fluktuasi dalam apa yang ingin didengar penerima dan apa yang ingin dikatakan pengirim. Penyimpanan membentangkan ruang antara produsen pesan dengan pemakai pesan. Penyimpanan mengisyaratkan suatu etika yang konservatif, karena pengulangan pesan yang menyimpan pesan, memelihara tradisi system. Sebagai seorang penyimpan, pengulang pesan menghargai status quo.
c. Merentangkan
Proses penyesuaian bagaian-bagian suatu system satu sama lainya, meliputi beberapa perubahan. Merentangkan adalah suatu bentuk perubahan yang meliputi perluasan atau penjelasan tambahan suatu pesan. Para wartawan merentangkan kata-kata seorang pembicara di New York sampai ke Los Angeles. Ini adalah masalah jarak. Para pengulangan pesan juga merentangkan, sampai titik tertentu, makna-makna yang menyertai suatu pesan. Etika seorang pengulang pesan adalah antara mendangkalkan dan melebih-lebihkan makna pesan adalah antara mengandalkan dan melebih-lebihkan makna pesan. Pengulang pesan menganalisis makna, membuat makna yang samar-samar menjadi jelas, menghayati makna (semua ini menghasilkan beberapa perubahan), namun, analisis, pengungkapan, dan penghayatan tersebut semuanya merupakan bagian dari penyiapan pesan yang akan disampaikan.
d. Mengendalikan
Menghubungkan, menyimpan, dan merentangkan adalah dasar-dasar dari fungsi pengulang pesan yang keempat, yaitu mengendalikan. Hal pertama yang dikendalikan seorang pengulang pesan adalah makna, dengan makna inilah dibuat penghubungan.
Para pengulang pesan adalah orang-orang perantara, penengah antara pengirim dan penerima. Mereka menghubungkan unit-unit system dengan menyelaraskan unit-unit tersebut satu sama lainnya. Perubahan seringkali perlu untuk menghasilkan keharmonisan antara unit-unit dalam system tersebut. Namun, mengubah pesan bertentangan dengan etika memelihara dan melestarikan system. Meskipun demikian, dengan mengatur penyampaian, penyimpanan, dan penafsiran pesan, seorang pengulang pesan bukan lagi seorang perantara, pengulang pesan tersebut dapat menjadi penghulu system. Likert (1961) menyadari fungsi sentral seorang pengulang pesan dalam organisasi ketika ia menjelaskan struktur peneliti penyambung organisasi. Dalam modelnya, hampir setiap anggota organisasi adalah pengulang pesan.
Ringkasan
Aliran informasi adalah suatu proses dinamik. Dalam proses inilah pesan-pesan diciptakan, dimunculkan, dan ditafsirkan. Aliran informasi berdampak pada efisiensi,iklim, penyesuaian, dan inovasi organisasi, dan hal ini dapat ditinjau dari sudut pandang hubungan posisional, antarpesona, atau berurutan. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang menentukan pada pola dan peranan komunikasi. Pada gilirannya, pola dan peranan komunikasi dapat memperlancar atau menghambat aliran informasi. Konsep arah aliran informasi dalam organisasi berhubungan dengan apa yang disampaikan kepada siapa dan bagaimana penyampaiannya.
Karena informasi dalam selentingan biasanya cermat tetapi sering tidak lengkap, selentingan ini dapat menimbulkan pengaruh besar pada mereka yang menjadi bagian dari system tersebut. Jadi penting sekali para manajer dan penyelia memahami dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi organisasi. Setiap arah aliran komunikasi berkaitan dengan tujuan khusus dan memunculkan isu mengenai metode dan media apa yang paling sesuai untuk mencapi tujuan-tujuan tersebut.
Ada 3 jenis hubungan yang mempengaruhi aliran komunikasi dalam organisasi, yaitu, antarpesona, posisional, dan berurutan. Hubungan antarpesona berdasarkan pada kepedulian, perhatian, keramahan dan kemampuan merespons. Bentuk hubungan posisional berdasarkan pada otoritas, pekerjan, kewibawaan, dan status. Bentuk hubungan posisional yang paling umum adalah hubungan atasan dan bawahan.
Hubungan berurutan berdasarkan pada kebutuhan akan orang-orang untuk berlaku sebagai pengulang aliran informasi dalam organisasi. Beberapa pemikiran kontemporer tentang aliran informasi menyoroti pada dampak aliran tersebut atas struktur social yang timbul, teknologi, dan penentuan batas-batas organisasi.
